Conheça essa tendência para sua empresa ter atendimento 24 horas com 1 décimo do custo.
Você já ouviu falar em secretaria virtual?
Da mesma maneira que uma secretária real e presencial, a secretária virtual tem como atributos gerenciar a agenda dos empreendedores e resolver tarefas burocráticas do dia-a-dia das empresas.
As secretárias vem se tornando, cada dia mais, um artigo de luxo dentro de empresas. Quando elas existem, são em grandes empresas, e ainda atendem diversos profissionais ao mesmo tempo.
Isso quando a função de secretária não acaba sendo acumulada com alguma outra tarefa, como fazer arquivos, ajudar em inventários de estoque, fazer cobranças e etc.
Quando menos se percebe, a secretária passou para uma função e não está mais à disposição para realizar tarefas como: remarcar reuniões, agendar um almoço e atender ligações.
É justamente nesse cenário que as secretárias virtuais surgem como a melhor alternativa para o trabalho de secretária.
Por um lado, temos as empresas que não têm condições para incorporar os custos de uma secretaria em suas tarefas. Por outro, as empresas estão cada vez menos contratando secretárias exclusivas.
Em ambas as situações, as secretárias virtuais suprem as necessidades dos profissionais e empreendedores que necessitam de serviços simples, como atender telefones e agendar compromissos.
Qualquer profissional que já perdeu algum tempo tentando resolver problemas, ou realizar tarefas em uma rotina diária já deve ter se deparado que esses pequenos detalhes não agregam muito valor à sua rotina.
Muitas vezes, o tempo perdido com tarefas de menor valor afeta a produtividade com que empreendedores e outros profissionais poderiam aproveita com outras tarefas relevantes.
Mais um ponto para as secretárias virtuais.
Afinal de contas, o que são secretárias virtuais?
Secretárias virtuais são serviços de secretárias remotas (não ficam alocadas na empresa) que atendem em nome da empresa e que tomam recados, anotam pedidos e repassam para os responsáveis.
Uma pequena empresa carece de recursos de pessoal, e muitas vezes o telefone é um detalhe que acaba esquecido em meio à rotina. Muitas vezes, o telefone toca, mas ninguém atende.
É justamente nesse momento que o seu potencial cliente pode ligar para a sua concorrência. Assim, você acaba perdendo clientes – e outros compromissos importantes, simplesmente por não atender o telefone.
A secretária virtual é útil quando a sua empresa não pode atender rapidamente a ligação, seja porque as linhas estão todas ocupadas, ou porque os atendentes estão incapacitados de atender a ligação.
O atendimento é remoto, funciona através de direcionamento de ligações siga-me e funciona de maneira personalizada, utilizando saudações e os roteiros de atendimento da sua empresa.
Além de não perder mais nenhuma ligação, a sua empresa também não perde mais negócios.
Os benefícios das secretárias virtuais
As secretárias virtuais são um recurso útil para micro e pequenas empresas, que não têm capacidade de contratar uma secretária dedicada, ou por grandes empresas que preferem terceirizar o custo desse funcionário.
O grande atrativo de uma secretária virtual são os custos, que são completamente acessíveis para toda e qualquer micro empresa, ou até mesmo empreendedores individuais.
Se pararmos para fazer um cálculo básico, e colocar na ponta do lápis, as secretarias virtuais podem custar, ao final, 10% do valor da contratação de uma secretária (quando calculamos salários, benefícios e obrigações trabalhistas).
Mas não para por aí. Entre outras vantagens, podemos ressaltar:
- Atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana.
- Envio de recados por e-mail e/ou SMS.
- Questionário de qualificação e identificação de potenciais clientes.
- Serviço disponível para telefones fixos e celulares.
As secretarias virtuais são uma grande vantagem para aumentar a produtividade e competitividade de micro e pequenas empresas.
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